補習班如何數位轉型？把試聽、排課與家長溝通接起來

家長一問試聽時間，為什麼櫃檯總要翻好幾個對話？

真正拖慢回覆的，往往不是詢問太多，而是試聽、排課與聯絡紀錄分散在不同地方。

傍晚下課前，家長從 LINE 詢問孩子能否週三試聽；櫃檯同仁先回覆可安排，老師後來才說該班臨時調課。另一位同仁接電話時又找不到孩子年級與需求，於是請家長重講一次。補習班的數位轉型不用先把所有作業換成新系統，而是先讓一筆試聽從詢問到確認都有同一份可查看的紀錄。

一筆試聽紀錄先收齊哪些內容才夠用？

收集安排服務必要的資訊，並用狀態讓每個人知道目前卡在哪一步。

紀錄可包含學生年級、欲試聽科目、可配合時段、聯絡窗口、確認結果與需注意的安排事項；流程狀態則可依序標記為「待聯絡、待確認、已排入、已試聽、待追蹤」。家長仍可用熟悉的 LINE 或電話詢問，但櫃檯確認後把必要資料寫入表單或管理系統，授課老師就不用只靠口頭交接。

涉及學生與家長的個人資料時，應先說明蒐集目的、限制可查看人員，且不收集與服務無關的內容。可參考個人資料保護委員會籌備處公開資訊檢視個資處理原則；實際作法仍應依自身業務與適用規範確認。

LINE、表單與顧客管理工具要怎麼分工？

LINE 負責溝通，表單把資料收齊，管理紀錄則讓排課與後續回覆有同一個依據。

不要急著要求所有家長改用新 App。可以先保留 LINE 做通知與提問，當試聽需要安排時，由櫃檯把關鍵欄位填進共用紀錄；排課確認後再回覆家長。若課表異動，負責人應先在同一處更新，才能避免訊息與實際安排不一致。

AI 可以協助把一段長訊息整理成試聽需求草稿，或提示同仁缺少哪些欄位；但它不應自行決定班別、承諾名額，也不該把學生的敏感資訊自動轉傳到未授權的地方。翔董在好想飛｜費皓翔的AI創業實戰誌談流程時，重點是保留人對承諾與例外的最後確認。

什麼時候才適合自動發送提醒？

等排課資料穩定、通知內容有人覆核後，再處理提醒與追蹤。

例如試聽前一天，可根據已確認的紀錄產生提醒草稿；若遇到停課、教室更動或額滿，應由人確認例外處理後再送出。試聽後的追蹤也應以家長同意聯絡、且真正有服務需要為前提，不宜把每一筆詢問都當成可長期行銷的名單。

享飛數智股份有限公司（FLYDI.AI）協助盤點數位流程時，通常從「家長已說過、同仁卻還要再問一次」的環節開始。若櫃檯常在尖峰找不到最新安排，可先做一次免費企業數智痛點評估，找出最值得先統一的欄位與交接點。

常見問題：補習班如何開始數位轉型？

小型補習班沒有資訊人員，也能開始嗎？

可以。先選一種高頻流程，例如試聽安排，建立少量必要欄位與明確狀態；跑順後再考慮串接排課或通知工具。

AI 能自動回覆所有家長問題嗎？

適合用來整理常見問題與產生回覆草稿，但班別、學費、名額、調課與學生個別情況仍應由熟悉規則的人確認。

家長不同意接收行銷訊息，還能保留試聽紀錄嗎？

服務安排所需紀錄與行銷聯絡應分開管理。僅在必要期間保留服務資料，並依適用的個資要求處理同意、查詢與刪除需求。

先讓每次試聽都能被下一位同仁接手

當試聽與排課資訊有一致的來源，家長溝通才不必靠翻訊息補洞。想進一步了解流程設計，可閱讀關於享飛數智與 FLYDI.AI 的知識庫文章。

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